Como definir um indicador que a diretoria confia

Segunda-feira, reunião de resultados. O comercial apresenta a margem do mês. O financeiro apresenta outra, alguns pontos abaixo. Os vinte minutos seguintes vão para descobrir qual planilha está certa, e a decisão que motivou a reunião fica para a semana que vem.

Quase sempre, as duas áreas fizeram a conta certa. Cada uma fez uma conta diferente. Uma descontou as devoluções, a outra não. Uma usou a data do pedido, a outra a data da nota. Uma tirou do ERP, a outra de um relatório exportado na sexta-feira. O problema não está no sistema nem nas pessoas: está na falta de uma definição combinada.

Um indicador em que a diretoria confia é um número com regra escrita, fonte única e alguém que responde por ele. Este artigo mostra como chegar lá.

Comece pela decisão, não pelo gráfico

Todo indicador existe para apoiar uma decisão. Se ninguém consegue dizer qual, ele é só um número bonito no painel.

Antes de abrir o Power BI ou a planilha, escreva uma frase com três partes: o que se mede, com que frequência e para decidir o quê. Compare:

• "Margem."
• "Margem bruta por cliente, toda segunda-feira, para decidir a quem dar desconto na semana."

A segunda frase já resolve metade das discussões. Ela diz que a margem é bruta, que o recorte é por cliente e que o número precisa estar pronto antes da reunião de segunda. Também revela o que não importa: se o indicador serve para decidir desconto, a margem líquida do trimestre é outra conversa.

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Escreva a ficha do indicador

A ficha é um documento curto, de uma página, que vira a referência de todos. Ela não precisa de ferramenta especial. Uma planilha compartilhada ou uma página no sistema de documentos da empresa resolve.

Os campos que mais evitam briga são "o que entra e o que fica fora" e "data de referência". É ali que as áreas costumam divergir sem perceber. Vale gastar mais tempo com eles do que com a fórmula.

As faixas de leitura do exemplo são ilustrativas. Cada empresa define as suas, a partir do próprio histórico.

Um dono por indicador

Comitê não é dono. O dono é a pessoa que responde quando o número parece estranho, aprova mudanças na regra e avisa quando algo muda na origem, como um novo tipo de operação no ERP.

O dono não precisa ser técnico. Precisa conhecer o processo que gera o dado. Para margem, costuma ser alguém do financeiro. Para prazo de entrega, alguém da operação. O time de dados implementa a regra; o dono decide qual é a regra.

Quando a pergunta "quem responde por este número?" não tem resposta rápida, o indicador ainda não está pronto para a diretoria.

Uma fonte só

Se o mesmo indicador é calculado em três lugares, em algum momento os três vão divergir. A saída é calcular uma vez, num lugar só, e fazer todo mundo ler dali.

No Power BI, isso significa escrever o indicador como uma medida no modelo semântico, a camada que guarda as tabelas, as relações e as fórmulas do negócio. Uma medida explícita é uma fórmula escrita em DAX, a linguagem de cálculo do Power BI, e o resultado é calculado na hora da consulta, sempre pela mesma regra [2]. Todos os relatórios que usam aquele modelo mostram o mesmo número.

O Power BI também permite marcar o modelo como promovido ou certificado. A certificação indica que o conteúdo atende aos padrões de qualidade da organização e pode ser tratado como fonte confiável. Só revisores definidos pelo administrador podem certificar [1]. Para quem consome o painel, o selo responde a uma pergunta comum: "posso usar este número na apresentação?"

Em empresas menores, sem esse processo formal, a regra é a mesma: um modelo oficial, com nome claro, e os outros arquivos apontando para ele.

Valide com números que todos conhecem

Antes de publicar, escolha três números que a diretoria já conhece de cor. O faturamento do mês passado, a margem do último trimestre fechado, o total de pedidos de um cliente grande.

Calcule cada um no painel, aplicando exatamente as regras da ficha, e compare com o número oficial do fechamento. Se bater, o indicador ganha credibilidade antes da primeira reunião. Se não bater, a diferença costuma estar na origem:

• um cadastro de produto com custo errado;
• uma devolução lançada fora do mês;
• uma venda entre empresas do mesmo grupo que deveria ficar fora;
• uma regra que cada área aplicava de um jeito.

Encontrar essas diferenças faz parte do trabalho, e é uma das partes que mais rendem: cada diferença explicada é uma discussão a menos nas próximas reuniões.

Registre cada mudança

A regra de um indicador muda com o negócio. Entra uma nova linha de produto, a empresa passa a vender por marketplace, o custo começa a incluir frete. Tudo bem mudar, desde que a mudança fique registrada.

No fim da ficha, mantenha um histórico simples: data, o que mudou, por quê e quem aprovou. Quando alguém comparar o número de hoje com o de um ano atrás, vai saber se a diferença é do negócio ou da regra.

Poucos indicadores, bem definidos

Uma diretoria que acompanha sessenta indicadores não acompanha nenhum. Comece pelos que apoiam as decisões mais frequentes e mais caras: preço, desconto, compra, cobrança, contratação. Em geral, isso cabe numa lista curta, que dá para revisar inteira numa reunião.

Depois que esses estiverem confiáveis, o resto fica mais fácil. A ficha, o dono, a fonte única e a validação viram rotina.

Checklist antes de levar à diretoria

• A frase "o que, com que frequência, para decidir o quê" está escrita.
• A ficha tem fórmula, exceções, data de referência e fonte.
• Há um dono, com nome.
• O indicador é calculado em um lugar só.
• Três números conhecidos foram conferidos e bateram.
• Existe um histórico de mudanças, mesmo que vazio.

Se algum item ficou sem resposta, resolva antes da próxima reunião de resultados. É mais barato do que discutir qual planilha está certa toda segunda-feira.